Privacyverklaring

Privacyverklaring Heijermans Coaching

foto - PrivacyverklaringHeijermans Coaching is de handelsnaam van het coachingsbedrijf van Herman Heijermans.

Bij het verlenen van zijn diensten verwerkt Heijermans Coaching uw persoonsgegevens. Om u te informeren hoe ik met uw persoonsgegevens omga heb ik deze privacyverklaring opgesteld. In het navolgende verwijs ik naar mijzelf in de ik-vorm of als Heijermans Coaching. Dit is omwille van de leesbaarheid maar houdt verder geen verschil in betekenis in. Heijermans Coaching is een eenmanszaak en ik ben de enige die daarbinnen omgaat met en verantwoordelijk is voor uw persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25 april 2018.

Algemeen

Heijermans Coaching stelt voorop dat, ook los van de wettelijke voorschriften, uw privacy voor 100% wordt gegarandeerd. De reden daarvoor is dat volledige privacy een basisvoorwaarde is voor zinvolle en integere coaching: u moet alles kunnen vertellen en zich daarbij volledig veilig kunnen voelen omdat u weet dat de informatie niet wordt gedeeld. Ook van het feit zelf dat u cliënt bij mij bent (geweest) zal ik nooit buiten uw toestemming mededelingen doen aan derden.

Dit betekent concreet dat alles wat u aan mij vertelt of op schrift aan mij verstrekt (per mail e.d. of van hand tot hand) nooit met anderen zal worden gedeeld, tenzij u daar specifiek en expliciet toestemming voor geeft. Denk bij dit laatste aan een eventuele rapportage aan een externe opdrachtgever. Deze zal slechts na afstemming met en (vervolgens) met uw toestemming worden doorgezonden.

De enige andere uitzondering (maar dat is mijn praktijk nog nooit voorgekomen) is dat er sprake zou zijn van strafbare feiten o.i.d. waar ik op grond van de wet een meldplicht voor heb.

Bij het bewaren (‘verwerken’) van gegevens zorg ik voor goede beveiliging (o.m. dubbele authenticatie en data-encryptie) en voer ik een minimalistisch beleid: gegevens niet meer / langer dan nodig en niet onnodig online of in de Cloud bewaren. Gegevens worden zoveel mogelijk lokaal in een afgesloten ruimte bewaard.

De wet AVG die vanaf 25 mei 2018 van kracht is

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) van kracht. Daardoor geldt in de hele Europese Unie dezelfde privacywetgeving. De AVG geldt voor veel dienstverleners en zeker ook voor coachingsbedrijven omdat deze nu eenmaal noodzakelijk en vaker dan incidenteel persoonsgegevens verwerken. De AVG wordt in Nederland gehandhaafd door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en houdt een aanscherping in van de hiervoor al bestaande privacywetgeving. Onder meer is er een uitbreiding en versterking van privacyrechten, moeten dienstverleners een duidelijk en zinnig privacybeleid hebben en zijn zij verplicht hierover transparant te communiceren. Heel kort samengevat: als dienstverlener moet je een goed privacyverhaal hebben. Meer algemene informatie over de AVG is onder meer te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgevens.

Ik houd mij aan de AVG en heb mij in de gevolgen daarvan verdiept. En hoewel dit aanvankelijk ook enig ‘gedoe’ leek in te houden, ben ik er inmiddels een voorstander van. Immers: de AVG beschermt ook mij tegen incorrect gebruik van mijn gegevens en verschaft ook mij (nieuwe) rechten.

Hieronder informeer ik u in detail over mijn omgang met uw persoonsgegevens. Die gedetailleerdheid is nodig omdat de AVG transparantie vereist en daarbij een grote precisie bij het vermelden van welke gegevens hoe en met welke rechtvaardiging worden verwerkt.

Het gebruik van persoonsgegevens door Heijermans Coaching

Ik verkrijg uw persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld de gegevens die u aan mij verstrekt via email, telefoon en app of die u persoonlijk op schrift aan mij overhandigt. Daarnaast geeft soms een externe opdrachtgever al gegevens aan mij door. Ik accepteer daarbij alleen gegevens die ook aan u bekend (mogen) zijn; ik werk nooit met geheime gegevens over u.

Persoonsgegevens

In loopbaancoaching en life coaching kunnen (maar hoeven niet steeds) veel gegevens en aspecten van u aan de orde komen; onder meer omdat u die zelf bijvoorbeeld vermeldt in een CV of in schriftelijke thuisopdrachten of in gesprekken aan mij vertelt. Dit brengt mee dat ik dikwijls een of meer van de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerk:
• NAW-gegevens
• contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
• geboortedatum en -plaats
• geslacht
• burgerservicenummer (soms vermeld op het CV)
• pasfoto (indien op CV geplaatst)
• gegevens betreffende uw dienstverband of arbeidsverleden
• CV
• functionele mogelijkheden en belastbaarheid
• maatschappelijke of politieke opinies
• seksuele identiteit
• ziekmeldingen
• gegevens in een plan van aanpak
• gespreksverslagen
• inhoud van communicatie per mail, app, sms, enz.

Doeleinden

Ik verwerk deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
• het onderhouden van contact
• een goede en efficiënte dienstverlening
• beheer van het cliëntenbestand
• het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning
• het bieden van begeleiding op maat
• rapportage voorzover overeengekomen
• facturering
• marketing (uitsluitend nieuwsbrief en mailings, en uitsluitend met uw toestemming)
• nakoming van wettelijke verplichtingen
• het kunnen voeren van verweer in geval van een klacht (dit is nog nooit voorgekomen)

Grondslagen

Ik verwerk bepaalde persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u, dan wel te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld de bewaarplicht voor de belastingdienst.

Tevens verwerk ik persoonsgegevens, omdat ik hier gerechtvaardigde belangen bij heb. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:

• het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van mijn dienstverlening
• de bescherming van mijn financiële belangen
• de verbetering van mijn diensten
• het voorbereid zijn op een eventuele klachtprocedure (nog nooit voorgekomen)

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.

Verstrekking aan derden

Uw persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt, behalve in het geval:
• u hier expliciet en op basis van de inhoud toestemming voor geeft (bijvoorbeeld overeengekomen rapportage aan externe opdrachtgever of informatieverstrekking aan andere hulpverleners)
• voldaan moet worden aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld jegens de belastingdienst)

Doorgifte van uw gegevens buiten de EER

De EER is de Europese Economische Ruimte, bestaande uit de landen van de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Uw persoonsgegevens kúnnen buiten de EER worden verwerkt; meer in het bijzonder in de VS. Dit komt door het gebruik van Gmail en Google Drive. Om het gebruik van deze diensten veilig te houden zijn concrete waarborgen getroffen. Ten eerste werk ik met dubbele authenticatie. Daarnaast geldt dat doorgifte van gegevens plaatsvindt op grond van het EU-VS Privacy Shield omdat Google hierbij is geregistreerd. En ten slotte voer ik het beleid om gegevens zo min mogelijk en in ieder geval zo kort mogelijk online te bewaren.

Hoe Heijermans Coaching uw gegevens bewaart

Ik zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.

Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat ik mij moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.

Hoe Heijermans Coaching uw gegevens beveiligt

Ik vind het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang tot uw persoonsgegevens. Daarom heb ik passende beveiligingsmaatregelen genomen. Ik werk met dubbele authenticatie (inloggen met degelijk wachtwoord én een steeds wisselende code) en encryptie. Voorts hanteer ik het uitgangspunt dat gegevens zoveel mogelijk lokaal (dus niet online en in de Cloud) in een afgesloten ruimte worden bewaard.

Cookies

Ik werk niet met cookies en doe niets met uw bezoek aan mijn website.

Uw rechten

U heeft het recht om mij een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen 1 maand een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

Ook kunt u mij verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

De enige gegevens die niet aan u verstrekt zullen worden zijn mijn persoonlijke notities (bedoeld als geheugensteun) die ik voor, tijdens of na gesprekken maak. Deze notities worden niet in uw cliëntdossier bewaard, worden alleen op papier gemaakt (dus niet online opgeslagen) en worden bovendien geanonimiseerd bewaard. Dat laatste wil zeggen dat mijn persoonlijke notities voorzien zijn van een code en niet van uw naam. De betekenis van de code is alleen bij mij bekend.

Vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u aan mij sturen. U kunt hiervoor mijn contactgegevens op deze website gebruiken.

Om misbruik van deze rechten te voorkomen vraag ik u, bij indiening van uw verzoek u te identificeren, door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet dan niet om op de kopie uw BSN én uw pasfoto onleesbaar te maken. U kunt hier bijvoorbeeld de ‘KopieID’ app voor gebruiken.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Heijermans Coaching, laat dit dan vooral aan mij weten. Mocht u er met mij niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25 april 2018.

Heijermans Coaching kan deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd.

[home]
FacebooklinkedinFacebooklinkedin